Rechtmatigheid

Boekjaar 2024 is het tweede jaar waarin het college verplicht is om een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen in de jaarstukken. De rechtmatigheidsverantwoording is de schriftelijke verklaring die het dagelijks bestuur afgeeft bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur verklaart daarbij dat zij rechtmatig heeft gehandeld, dat wil zeggen dat alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving en dat alle lasten in het begrotingsjaar vallen binnen de begroting (incl. wijzigingen) zoals door het algemeen bestuur is goedgekeurd.

Het proces rondom de afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording is adequaat ingericht binnen gemeente Zevenaar. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het college, raad, control en ambtelijke organisatie zijn goed beschreven en bekend bij alle actoren.

De gemeente heeft 1 fte formatie op de verbijzonderde interne controle. De functionaris die de verbijzonderde interne controle uitvoert is verantwoordelijk voor het vaststellen of in alle relevante processen de financiële rechtmatigheid wordt geborgd en geeft een onafhankelijk oordeel over de naleving. De uitkomsten van de interne controles worden vastgelegd in een checklist en in een verslag gerapporteerd. De VIC heeft over 2024 een interne controle uitgevoerd over onder meer de volgende processen;

Inkoopfacturen
Verstrekte subsidies
Investeringen
Sociaal domein
EU aanbestedingen
Krediet overschrijdingen
Begrotingsonrechtmatigheid

De auditcommissie is de afgelopen jaren uitvoerig meegenomen in de ontwikkelingen in wet -en regelgeving, de controle en verantwoording. Dit ook in samenhang met de rapportages die worden opgesteld door de accountant. In februari 2024 zijn de resultaten en inzichten uit de controles met de auditcommissie gedeeld.

Financiële rechtmatigheid is een element in de procesbeheersing, waar gedurende het proces (1ste lijns) en achteraf (3de lijns) controle op en verantwoording over moet worden ingeregeld. Over 2024 zijn de verdedigingslinies binnen gemeente Zevenaar versterkt en het raamwerk zal in 2025 doorontwikkeld worden.

Uitkomsten rechtmatigheidscriteria

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
Begrotingscriterium
Voorwaardencriterium

Onderstaand is per criterium aangeven op welke wijze de gemeente Zevenaar ten aanzien van rechtmatig heeft gehandeld.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
Er zijn binnen de gemeente Zevenaar in 2024 geen signalen geweest over (het vermoeden van) misbruik of oneigenlijk gebruik. De VIC-functie heeft bij het uitvoeren van verschillende controles stil gestaan bij potentiële fraudesignalen.

Begrotingsrechtmatigheid criterium
Dit bestaat uit een onrechtmatigheid op investeringskredieten en overschrijdingen van lasten op programmaniveau. De onrechtmatigheden ten aanzien van investeringskrediet ad €208.551 bestaan uit veel verschillende kredieten. De individuele overschrijdingen per dossier zijn relatief laag en liggen ruim onder rapporteringsgrens ad €250.000.

Toelichting niet acceptabele lasten overschrijdingen
In de jaarstukken is een verschillenanalyse per programma opgenomen. Op basis van de afwijkingen per programma is een onrechtmatigheid ad 261.000 geconstateerd die niet acceptabel is. In onderstaand tabel zijn de vijf programma's opgenomen waarbij sprake is van een lastenoverschrijding. Uit de verschillenanalyse blijkt dat € 142.000 van de onrechtmatige overschrijdingen niet acceptabel zijn.

De interim griffier is voor een langere periode ingezet dan vooraf was ingeschat. Dit leidt tot hogere uitgaven van € 50.000. Daarnaast zijn er kosten gemaakt (€ 20.000) voor de werving en selectie van de nieuwe griffier.
Voor het opstellen van de mobiliteitsvisie is voor 2024 € 38.000 beschikbaar gesteld. De werkelijke lasten bedroegen € 53.000. Een overschrijding van € 15.000. De verklaring hiervoor is dat de kosten van een enquête in het centrum en het uitwerken van ontwerpen voor het centrum niet opgenomen waren in het begrote budget.
Door personele onderbezetting is voor het bestemmingsplan Gelders Eiland gedurende het gehele jaar 2024 een adviseur ruimtelijke ordening ingehuurd. Ook overdracht na een personele wisseling, diverse aanpassingen, beantwoording van zienswijzen, afstemming met betrokkenen, verwerking van een provinciale zienswijze op archeologie en het mer-traject zijn oorzaak van de overschrijding op deze post.
In november 2022 is de samenwerkingsovereenkomst dorpendeal "Lathum later" ondertekend. Deze overeenkomst vormt de basis voor samenwerking om de sociale cohesie van Lathum te versterken en vloeit voort uit een lokaal initiatief vanuit de Lathumse gemeenschap. De eerste fase dient te leiden tot een uitgewerkt plan met daarbij behorende investeringsbegroting. Hiermee is in 2023 een start gemaakt en in 2024 is hiermee verder gegaan. De provincie Gelderland heeft € 400.000 subsidie toegekend onder de voorwaarde van 50% co-financiering. Begroot voor 2024 was € 100.000. De realisatie was € 158.000. Een nadeel bij de lasten van € 58.000.
De kosten van abonnementen en digitale uitgaven, zoals online kennisbanken, zijn gestegen. Afwijking bedraagt € 58.000. Dit is gerelateerd aan diverse ontwikkelingen in de wet- en regelgeving in het juridische vakgebied en de complexe materie in de uitvoering van de Jeugdwet, wet Inburgering en WMO (onvoorzien).
Onze nieuwe accountant, Baker Tilly, hanteert de lijn dat de lasten van de jaarrekeningcontrole verantwoord worden in het jaar waarin de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Afwijking bedraagt €33.000.
De kosten op materiaal / levering diensten zijn mede als gevolg van prijsstijgingen hoger dan begroot, daarnaast is de doorbelasting vanuit andere afdelingen hoger per saldo (€28.000).

De overige afwijkingen op programmaniveau vallen binnen de afspraken, zoals opgenomen in artikel 12 van de financiële verordening. Een gedetailleerde uiteenzetting van de verschillende analyse per programma is opgenomen in de jaarstukken. Met de Raad zijn nadere afspraken gemaakt op welke wijze, in afwijking van begrotingswijzigingen, de raad tijdig kan worden geïnformeerd over onderschrijdingen van baten en lasten en overschrijdingen van baten. Deze afspraken zijn vastgelegd in de financiële verordening. Bij de programma's zijn de verschillende analyses uiteengezet op programmaniveau. Deze begrotingsafwijkingen passen binnen deze door de Raad gestelde kaders ten aanzien van acceptabele afwijkingen (past binnen beleid, direct gerelateerde inkomsten en open-einde regelingen).

Belangrijkste toelichting acceptabele lasten overschrijdingen

Pr.	Programma naam	Toelichting acceptabele afwijkingen
0	Bestuur en ondersteuning	Door wisselende marktrenten en financieringsbehoeften die continu wijzigen is het lastig om een inschatting te maken voor de rentelasten. In 2024 is de verschuldigde rente op leningen hoger uitgevallen dan verwacht. Ook is er minder rente ontvangen op uitstaande gelden bij het schatkistbankieren. Afwijking past binnen bestaand beleid omdat sprake is van een vorm van open-einde regeling. Medewerkers kunnen vanaf 2024 deelnemen aan de regeling vervroegde uitkering (RVU). Het afgelopen jaar hebben we met enkele medewerkers een RVU-overeenkomst afgesloten (past binnen bestaand beleid). De beschikbare opleidingsbudgetten voor onze medewerkers zijn meer dan 100% benut. Dit past binnen bestaand beleid omdat de gemeente Zevenaar haar medewerkers aanmoedigt om opleidingen te volgen zodat de gemeente toekomst bestendig blijft. Dit is een vorm van open einde regeling. De hogere kosten hebben betrekking op de grotere dossiers, in het bijzonder de raadsenquête. Daarnaast zien we een toename in het aantal klachten en omvangrijke Woo-verzoeken. Afwijking past binnen bestaand beleid omdat binnen Zevenaar zoveel mogelijk geprobeerd wordt om vertraging met betrekking tot Woo-verzoeken en raadsenquête te voorkomen. De toevoeging aan de voorziening is voor een groot deel te verklaren door actieve deelnemers, zowel wethouders als wachtgelders, die extra pensioen opbouwen per jaar. Daarnaast speelt het rekenrentepercentage een rol (past binnen bestaand beleid en onvoorzien). Voormalige wethouders hebben op basis van de Wet Appa (Algemene Pensioen- en uitkeringswet Politieke Ambtsdragers) recht op begeleiding bij re-integratie en outplacement (past binnen bestaand beleid en onvoorzien).
2	Verkeer, vervoer en waterstaat	In 2024 is het budget voor elektriciteit verlaagd mede op basis van het voorschot. Bij de eindafrekening blijkt dat er moet worden bijbetaald vanwege meer storingen. Afwijking past binnen bestaand beleid omdat binnen Zevenaar het beleid is dat elektriciteit rekeningen tijdig betaald moeten worden omdat dit anders ten koste gaat van de bedrijfsvoering. Als de storingen niet tijdig verholpen worden leidt dit tot meer financiële gevolgen. Dit is ook een vorm van open-einde regeling. De gemeente krijgt een vergoeding van nutsbedrijven wanneer er ten behoeve van nieuwe aanleg of schades van nutsbedrijven wegen of trottoirs aangetast worden. Per saldo zijn de baten en lasten in de jaarrekening budgettair neutraal. Bij de lasten een nadeel van € 165.000 (direct gerelateerde inkomsten).
5	Sport, cultuur en recreatie	De dienstverleningsafspraken met Ataro zijn vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). In de DVO zijn prijsafspraken gemaakt in artikel 12. Daar staat opgenomen dat wij Ataro compenseren voor indexatie gebaseerd op de CAO VERMO. Daarnaast ontvangen wij een compensatie als de opbrengsten van Ataro boven 105% uit komen. Bij het vaststellen van de 2de voortgangsrapportage was het nog niet duidelijk wat de gezamenlijke effect op de bijdrage aan Ataro zou zijn. Op basis van de jaarstukken van Ataro zijn de kosten die voor indexatie in aanmerking komen hoger dan begroot, maar werden niet gecompenseerd door hogere (meer)inkomsten bij Ataro. Binnen openbaar groen is in 2024 een nadeel ontstaan, omdat er meer werkzaamheden moesten worden verricht om de veiligheid rondom verkeerssituaties te waarborgen. Daarnaast veroorzaakten enkele schademeldingen meer kosten dan waar rekening mee was gehouden. Afwijking past binnen bestaand beleid. Binnen Zevenaar is het belangrijk dat groenbestekken en schademeldingen betaald moeten worden omdat dit ten koste gaat van leef kwaliteit van burgers en het niet tijdig opvolgen van schademeldingen kan leiden tot nog hogere kosten. Ook dit is een vorm van een open einde regeling.
6	Sociaal domein	Tegenover de werkelijke lasten wordt het daarvoor beschikbare deel van de SPUK Breed ingezet als dekking (open einde regeling en direct gerelateerde inkomsten). Voor de uitgaven in het kader van de opvang van vluchtelingen uit de Oekraïne is begin 2024 een raming gemaakt. Daarna zijn er voor enkele locaties transitievergoedingen aangevraagd. Dit nadeel wordt opgevangen door een hogere vergoeding vanuit het Rijk (open einde regeling en direct gerelateerde inkomsten). In het tweede halfjaar 2024 is sprake van een stijging in de uitgaven voor loonkostensubsidies en zijn de indexeringen over 2024 verwerkt. Ten opzichte van de tweede voortgangsrapportage (VGR) 2024 is sprake van hogere lasten. Daarnaast is de definitieve BUIG uitkering over 2024 vastgesteld door het Rijk (open einde regeling, direct gerelateerde inkomsten en onvoorzien). Over 2024 zijn op basis van de eindverantwoording meer trajecten uitgezet dan verwacht om inwoners aan het werk te helpen (re-integratie). De afwijking past binnen de open einde regeling en het beleid van de gemeente dat wordt uitgevoerd door de RSD. De regionale sociale dienst (RSD) verricht voor ons een aantal diensten op het gebied van de jeugdhulp. Deze kosten worden doorbelast naar het taakveld 6.72A (open einde regeling en onvoorzien).
8	Volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en stedelijke vernieuwing	In november 2022 is de samenwerkingsovereenkomst dorpendeal "Lathum later" ondertekend. Deze overeenkomst vormt de basis voor samenwerking om de sociale cohesie van Lathum te versterken en vloeit voort uit een lokaal initiatief vanuit de Lathumse gemeenschap. De provincie Gelderland heeft € 400.000 subsidie toegekend onder de voorwaarde van 50% co-financiering. Begroot voor 2024 was € 100.000. De realisatie was € 158.000. Afwijking is acceptabel omdat sprake is van direct gerelateerde inkomsten en past binnen bestaand beleid. Ten behoeve van de jaarlijkse herziening van de grondexploitatie heeft een integrale doorrekening plaatsgevonden. Afwijking past binnen bestaand beleid. De gemeente Zevenaar verstrekt steeds meer startersleningen. Echter door dit succes stijgt de variabele beheersvergoeding over het saldo van de uitstaande leningen. Afwijking past binnen bestaand beleid omdat starters aangemoedigd worden om een starterslening aan te vragen. Zevenaar wil starters aanmoedigen om in de gemeente te blijven wonen. Dit is een vorm van open einde regeling.

Voorwaarden criterium
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen gemeente Zevenaar voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. Hierbij is het normenkader uitgewerkt in een toetsingskader (recht, hoogte en duur). Qua onderbouwing van de verantwoording op dit gebied wordt gebruik gemaakt van de interne controles die worden uitgevoerd om vast te stellen of voldaan is aan het voorwaardencriterium. De bevindingen ten aanzien van voorwaarden criterium heeft voornamelijk betrekking op de (Europese) aanbestedingen analyse.

Bij de crediteurenanalyse zijn bij 12 dossiers (2023: 6) onrechtmatigheden geconstateerd ad € 1.872.566 (2023: € 832.188). De geconstateerde afwijkingen hebben betrekking op de naleving van de Europese aanbestedingswet en regelgeving en zijn relatief gering. De individuele afwijkingen liggen ruim onder de rapportagegrens ad €250.000 en bestaan voor een deel aanbestedingen uit 2023.

De belangrijkste onrechtmatigheden hebben betrekking op de volgende afwijkingen;

Contract voor schoonmaak van kantoor locaties is meervoudig aanbesteed terwijl de uitgaven EU drempel hebben overschreden;
Gemeente Zevenaar heeft geen (raam)overeenkomst met een crediteur voor aanschaf van verkeersborden maar gunt jaarlijks veel verschillende enkelvoudige opdrachten die homogeen zijn aan dezelfde crediteur;
Van een aantal contracten is de looptijd inclusief verleningen verlopen terwijl er nog geen nieuwe aanbesteding is doorlopen. Deze uitgaven blijven onrechtmatig totdat een nieuw Europees aanbestedingstraject is afgerond.
In het kader van het bestrijden van energiearmoede heeft de gemeente een opdracht verstrekt. De waarde van deze opdracht is boven de Europese aanbestedingsnorm. De opdracht is abusievelijk niet Europees aanbesteed. Het gevolg van voorstaande is dat er sprake is van een rechtmatigheidsfout.

De geconstateerde onrechtmatige aanbestedingen betroffen aanbestedingen of uitgaven die zijn gestart voor de inrichting van de eigen inkooporganisatie. Voor boekjaar 2025 zullen voor het inkoop- en aanbestedingenproces meer maatregelen genomen worden om onrechtmatigheden tijdig te voorkomen en signaleren binnen gemeente Zevenaar. Door de VIC medewerker zal op 3 momenten een crediteurenanalyse uitgevoerd worden (juni, oktober en december). De focus zal daarbij niet enkel op crediteuren waarvan de uitgaven de EU-aanbestedingsdrempel hebben overschreden maar ook over meervoudige en enkelvoudige opdrachten. De VIC zal hierbij nauwer gaan samenwerken met de inkooporganisatie om nieuwe aanbestedingsfouten te voorkomen.

Voordat een beschikking wordt afgegeven in het kader van de WMO moet de identiteit van de aanvrager worden vastgesteld. De uitgevoerde controle moet reproduceerbaar worden vastgelegd in het dossier. Als dit achteraf niet kan worden vastgesteld, dan leidt dit tot een financiële rechtmatigheidsfout. Tijdens de controles hebben wij geconcludeerd dat er onvoldoende aandacht is geschonken aan het juist vastleggen van de uitgevoerde controle, waardoor de rechtmatigheidsfout is ontstaan van €2.326.289 (vorig jaar 8.500.000).

Bij andere interne controles zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. Alle financiële beheershandelingen zijn verricht in overeenstemming met (externe en interne) wet- en regelgeving.

Overzicht van uitkomsten rechtmatigheid
In onderstaand overzicht zijn de uitkomsten opgenomen van het rechtmatigheidsonderzoek.