Openbaarheidsparagraaf

Inleiding

Op 1 mei 2022 heeft de Wet open overheid (Woo) de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. De Woo geeft burgers het recht op informatie over het handelen van de overheid. Iedereen kan een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Wij maken die informatie vervolgens openbaar door deze online te publiceren, tenzij er een wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is. De gemeente is verplicht om de komende jaren gefaseerd minstens 11 informatiecategorieën openbaar te maken. Denk hierbij aan vergaderstukken voor de raad, maar ook collegebesluiten, onderzoeken, jaarplannen en jaarverslagen. Goede en vindbare informatie is essentieel voor openbaarheid. Daarom geeft de Woo de gemeente meerdere jaren om de informatiehuishouding op orde te brengen. Dat betekent dat we onze systemen (software) steeds beter inrichten.

Beleid

De Wet open overheid is landelijke wetgeving. In artikel 3.5 (openbaarheidsparagraaf) staat dat bestuursorganen in de jaarlijkse begroting toelichting geven op de beleidsvoornemens over de uitvoering van deze wet. De openbaarheidsparagraaf is een stok achter de deur, die ervoor zorgt dat er aandacht blijft voor het actief openbaar maken van documenten.

Beleidskaders

Op 10 januari 2023 stelde het college van B&W het ‘ambitieniveau actief openbaar maken’ vast. Hiermee werd gekozen voor het VNG-ambitieniveau ‘basis’ en, waar mogelijk, aansluiting te zoeken op ambitieniveau ‘medium’. Binnen ambitieniveau ‘basis’ ligt de focus van de werkzaamheden op het technisch mogelijk maken van het publiceren van documenten en het trainen van medewerkers in het gebruik van de benodigde software. Ambitieniveau ‘medium’ zet in op participatie en het publiceren van meer documenten dan wettelijk noodzakelijk.
Voor het op orde brengen van onze informatiehuishouding houden we het Meerjarenplan Woo van de VNG aan.

Ontwikkelingen

De Woo heeft drie aandachtsgebieden: 1) actief openbaar maken van documenten, 2) Woo-verzoeken en 3) informatiehuishouding.

1) Actief openbaar maken van documenten
Op het gebied van actieve openbaarmaking (uit eigen beweging documenten online publiceren) voldoet Gemeente Zevenaar aan de eerste tranche die per 1 november 2024 verplicht is (Wet open overheid, art 3.3, 1a, 1b, 1d, 1e, 2b). Dit houdt in dat we wet- en regelgeving, besluiten van algemene strekking, organisatiegegevens incl. organogram en bereikbaarheidsgegevens online hebben staan. Daarnaast lopen we iets vooruit op de landelijke planning: ook de Woo-verzoeken en -besluiten en convenanten zijn al online te vinden via https://zevenaar.bestuurlijkeinformatie.nl/Reports. In 2024 zijn de convenanten voor het eerst in het portaal in te zien. Dit betreft niet alleen nieuwe convenanten, maar ook oude die nog gelden. Daarnaast zijn we met voorbereidingen gestart voor het online plaatsen van klachtoordelen.

2) Woo-verzoeken
In 2024 zijn er in totaal 43 Woo-verzoeken ingediend bij de gemeente Zevenaar. Dat zijn 9 Woo-verzoeken meer dan in 2023. Van deze Woo-verzoeken zijn er 33 verzoeken afgehandeld als formeel Woo-verzoek, en zijn er 10 verzoeken afgehandeld als informatieverzoek. Bij een Woo-verzoek worden de gevraagde stukken online geplaatst. Bij een informatieverzoek worden de gevraagde stukken niet voor iedereen openbaar door publicatie, maar krijgt de vrager de gewenste informatie individueel overhandigd.

Afgewezen of ingetrokken
Er werden 9 Woo-verzoeken afgewezen. Dit kwam doordat de verzoeker dan om documenten vroeg die we niet hebben. Daarnaast werden 2 verzoeken buiten behandeling gesteld. De redenen hiervoor waren het niet gebruik maken van een gelegenheid tot precisering en het niet op de juiste manier indienen van het verzoek, ook niet na het bieden van een herstelgelegenheid. Tenslotte werd er één keer een Woo-verzoek ingetrokken.

Termijn
Woo-verzoeken werden gemiddeld binnen een termijn van 43 dagen afgehandeld. Wettelijk gezien hebben we een beslistermijn van 28 dagen. Er kan met 14 dagen worden verdaagd. In overleg met verzoeker werd in sommige gevallen een ruimere beslistermijn gehanteerd.

3) Informatiehuishouding
In het Meerjarenplan Woo van de VNG staan zeven eisen opgenomen voor een goede informatiehuishouding. Het overzicht Informatiehuishouding op orde toont deze eisen en de planning van realisatie in de gemeente Zevenaar. De percentages in de tabel tonen de landelijke verwachtingen over de implementatie.

Informatiehuishouding op orde

	Eis aan informatiehuishouding	Planning Zevenaar	Landelijke planning
	Eis aan informatiehuishouding	Planning Zevenaar	1 mei 2023	1 mei 2024	1 mei 2027
1	Iedere gemeente heeft de beschikking over of is aangesloten op een e-depotvoorziening	Project SALD 2024-2026	10%	30%	100%
2	Binnen iedere applicatie is de selectielijst geïmplementeerd	2025-2027	20%	50%	100%
3	Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op email-archivering	2023	10%	30%	100%
4	Iedere gemeente heeft beheer georganiseerd op tekstberichten	2023	10%	30%	100%
5	Iedere gemeente heeft een informatiebeheerplan (minimaal: inzicht in werkprocessen, proceseigenaar, in welke applicaties welke data/documenten staat)	2024	25%	50%	80%
6	Iedere gemeente hanteert een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer, zoals vastgelegd in artikel 16 van de Archiefregeling	2024	50%	75%	90%
7	Iedere gemeente heeft een metagegevensschema vastgelegd en aan elk blijvend te bewaren informatieobject metagegevens gekoppeld.	2026	40%	75%	90%

Toelichting op de Zevenaarse planning

Eis 2 en 7: in 2024 is de nieuwe richting van informatiebeheer vastgesteld: duurzaam en decentraal, volgens het principe van “archiving by design". Nu wordt gewerkt aan de uitvoering: verantwoordelijkheden toewijzen en kaders stellen. Volgende stap is het duurzaam toegankelijk inrichten van de vakapplicaties. Dat betekent het invoeren van de selectielijst waar dit nog niet gedaan is, inrichten processen voor vernietiging en overbrenging en koppelen metadata.

Eis 3: We zijn gestart met een project voor e-mailarchivering. We hebben de huidige situatie in kaart gebracht en verschillende oplossingen voor e-mailarchivering binnen de huidige techniek onderzocht. In de volgende fase van M365 bekijken we of automatisch archiveren en de Capstone-methodiek toepasbaar zijn binnen Zevenaar.

Eis 4: Binnen de organisatie geldt het advies om geen werk-gerelateerde communicatie via berichtenapps te laten lopen.

Eis 5: we hebben het project Informatiebeheerplan per team voorbereid en starten begin 2025 met een pilot.

Eis 6: we hebben het kwaliteitssysteem voor informatiebeheer ingevoerd. Dit richt zich in eerste instantie op het centrale zaaksysteem. Geleidelijk voegen we ook de decentrale (vak)applicaties toe waarin archiefdocumenten worden beheerd.